Organisation

Optimiser la gestion du temps

Optimiser la gestion du temps

 

« Priorité aux priorités » de Stephen R. Covey (Résumé de l’ouvrage)

S’organiser, gérer son temps et atteindre ses objectifs

Chaque individu est soumis à plusieurs injonctions qui émanent de personnes extérieures (travail, famille, amis) ou de lui-même. Ces exigences sont parfois contradictoires et satisfaire aux exigences de l’un, c’est prendre le risque de ne pas satisfaire les exigences de l’autre. Et vouloir satisfaire les exigences de tous est impossible sauf à se mettre en danger en tant qu’individu. Lorsque l’on se trouve dans ce schéma, le résultat obtenu est une perte de sens, un sentiment de vide, la culpabilité, l’oubli de soi.

Lorsque la planification fait culpabiliser et renvoie à l’idée que l’intégralité des tâches qui nous incombent ne rentrent pas matériellement dans l’espace-temps qui nous est disponible, la solution réside dans le lâcher prise et dans le choix de faire ce qui est l’essentiel dans notre vie à ce moment-là. C’est écouter la voix du cœur.

Par opposition, « le problème apparait (…) lorsque  ce que nous faisons n’est pas au service  de ce qui est le plus important dans notre vie ».

La difficulté est bien réelle à définir ses priorités et réside dans la nécessité à trouver l’équilibre entre nos engagements, nos contraintes, les demandes qui nous sont formulées par l’extérieur ET ce qui est de l’ordre de nos aspirations, nos envies, nos valeurs, notre conscience, ce qui nous anime intérieurement.

Pour résoudre ce dilemme, nombreux sont les spécialistes qui ont affirmé que la solution se trouvait dans une meilleure gestion du temps. Une meilleure gestion du temps permettrait de trouver l’équilibre entre les injonctions externes auxquelles nous avons à faire face et la réalisation de soi.

Dans les faits, ces différentes approches se résument à faire davantage « de choses » avec plus d’efficacité, avec un meilleur rendement dans un délai imparti sans parvenir à satisfaire les besoins profonds de l’individu et au dépend des relations interpersonnelles entravées par un abus de structuration et de planification.

 « Les problèmes importants auxquels nous sommes confrontés ne peuvent pas être résolus avec les habitudes de pensée qui ont été à l’origine de leur apparition. Albert Einstein » 

Pour modifier cet état de fait, il convient d’analyser les paradigmes qui nous ont amené au résultat.

Le premier de ces paradigmes est de distinguer ce qui est urgent de ce qui est important. Fonction de cette observation, le résultat est totalement différent. Il ne s’agit pas là de privilégier l’un par rapport à l’autre, en l’occurrence l’important par rapport à l’urgent mais de faire preuve de discernement quant au choix éclairé de gérer l’urgent ou l’important à un moment donné, et de nous méfier, parce que, la gestion de l’urgence nous donne le sentiment d’être vivant et important.

La matrice de COVEY nous permet d’y voir plus clair sur la répartition des tâches en fonction de ce qui est urgent et important.

Dans l’idéal, plus nous passerons de temps à faire ce qui est important et non urgent et plus nous serons en phase avec nos idéaux de vie, c’est-à-dire : Vivre (besoins primaires), aimer (avoir des relations satisfaisantes et enrichissantes avec les autres), apprendre (développement et enrichissement personnel) et transmettre (désir d’être utile et recherche spirituelle du sens de notre vie).

« Les gens attendent de nous que nous soyons toujours occupés, débordés. C’est devenu un symbole de prestige dans notre société : plus nous sommes occupés, plus nous sommes importants ; et dès que nous avons un moment de libre, nous sommes presque gênés de le reconnaître. C’est dans la suractivité que nous trouvons notre sécurité ».

Lorsque l’un de ces besoins n’est pas satisfait, nous sombrons dans le vide, négligeant les autres besoins. Or, c’est en développant les autres besoins que nous parviendrons à satisfaire celui-ci de manière efficace. Il s’agit de privilégier une vision globale plutôt qu’une vision morcelée.

Cette vision globale, nous pouvons la développer en cultivant nos talents : conscience de soi, conscience morale, volonté indépendante et imagination créative. Le principe d’importance qui repose sur la culture de ces talents engendre la qualité de vie par opposition au principe d’urgence qui crée du vide.

Comment reconnaître ce qui est important de ce qui est urgent? Différents outils nous aident à nous orienter et à donner la priorité aux priorités : la définition de la mission, la définition des rôles de notre vie, le planning en T, le planning hebdomadaire, la fixation d’objectifs.

La mission personnelle de chacun, l’idéal de vie, répond aux questions : qu’est ce qui est important pour moi dans la vie ? Qu’est ce qui lui donne un sens ? L’idée est de se mettre en lien avec soi, avec ce qui est essentiel pour soi.

« Nous ne créons pas notre mission, nous la découvrons. Elle est en nous, attendant d’être accomplie. Chacun a sa propre vocation spécifique, sa propre mission. Chacun doit effectuer une tâche concrète qui demande à être accomplie. En cela, personne ne peut être remplacé, et aucune vie ne peut être dupliquée. La tâche propre de chacun est donc unique, comme est unique l’occasion qu’il a de la mettre en œuvre. Viktor Frankl- Man’s search for meaning »

Dans un second temps, il s’agit d’attribuer un rôle à chacune des rubriques de la mission. Ainsi la planification fait intervenir différents rôles que nous revêtons en fonction de la tâche.

« Dans notre vie, chaque rôle a une dimension physique (il requiert ou suscite la force), une dimension spirituelle (il est en contact avec notre mission et nos principes), une dimension sociale (il met en jeu les relations avec les autres), et une dimension intellectuelle (il est nécessaire d’apprendre). »

Prendre conscience de l’ensemble de ces dimensions et les actualiser permet de trouver l’équilibre et la synergie dans notre vie ainsi que l’efficacité.

Sous cet angle, les rôles sont des leviers pour accomplir notre mission.

Dans un troisième temps, définir des objectifs importants pour soi en lien avec chaque rubrique et chaque rôle et programmer chacun de ces objectifs comme un RDV avec soi.

Puis chaque jour, établir un planning en T avec les RDV avec horaires et les tâches qui peuvent être faites entre chaque RDV. Tout au long de la journée, faire appel à sa boussole intérieure pour définir ce qui est important de ce qui est urgent.

L’organisation hebdomadaire de la planification permet d’avoir une vue d’ensemble sur les tâches à accomplir et faire le choix de l’important par rapport à l’urgent. La visualisation de l’ensemble des tâches/rôles dans sa globalité permet de relier chaque rôle et chaque objectif entre eux et de s’apercevoir de l’interconnexion qu’ils possèdent (effet de synergie).

En fin de semaine, procéder à l’évaluation de la planification et de l’atteinte de ses objectifs.

La réussite de cette planification passe avant tout par la définition de la mission, ce pourquoi nous sommes faits intimement, ce à quoi nous aspirons. Se connecter à cette mission est facteur de qualité de vie et de cohérence intérieure, d’équilibre.

Ecouter et s’engager à suivre la voix de sa conscience nous aide à détecter ce qui est le meilleur pour nous dans une situation donnée. Cette voix vient faire écho à notre mission.

« D’agir en cohérence intérieure au moment du choix ».

C’est l’écoute de cette voix construite sur nos principes et notre mission qui nous permet d’identifier ce qui est urgent de ce qui est important.

La pause faite entre le stimulus et la réaction nous permet de nous connecter à notre conscience et nos principes et faire un choix cohérent pour nous.

Ce qu’il faut prendre en compte c’est que cet espace de liberté autorisé entre le stimulus et la réaction est propre à chacun. Pour être efficace, il nous faut donc composer et tenir compte du libre arbitre des autres et développer la synergie des réactions (individuelles). Ceci en vue de développer un objectif commun et de l’atteindre collectivement.

La coopération entre les salariés permet à chacun de développer ses forces intérieures ainsi que celles des autres. Le contrat de service « tous gagnants » est le plus efficace pour les individus. L’entreprise favorisera l’apparition de ces talents en créant les conditions suffisantes permettant l’émergence de ces derniers et en orientant sa structure de façon à faire écho à ce principe de fonctionnement. Ces conditions s’alimentent les unes avec les autres en un cercle vertueux.

 Au terme de la gestion optimale de l’important, il y a la réalisation de soi et la sérénité.

Laetitia PRZYWARA – Consultante en management

Société iSpé2m

JANVIER 2015

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